Tính năng Trộn thư trong Word 2010 Đây là một tính năng rất hay và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi giấy mời họp phụ huynh hay sổ liên lạc cho phụ huynh, nếu đánh máy bằng tay, bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ với vài cú nhấp chuột.

Bạn đang xem: Tạo trộn thư trong word 2010

Trong bài báo này, x-lair.com sẽ chỉ cho bạn cách Trộn thư trong Word 2010. Bắt đầu nào!

Trộn thư trong Word (Mail Merge) Nó là gì?

Trộn thư là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word giúp bạn hợp nhất các danh sách, tệp, v.v. xử lý một số văn bản cố định như giấy mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương, bảng lương.

Đây là một tính năng rất hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Cách trộn thư trong Word 2010

Để hoàn tất quá trình trộn thư, bạn cần 2 tệp tài liệu:

Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã soạn sẵn và để trống nội dung cần điền. Ví dụ: Giấy mời, giấy báo nhập học thì để trống tên người nhận, người nhận/đơn vị, địa chỉ, số điện thoại… Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị để điền vào chỗ trống trong văn bản soạn sẵn.

1. Cách gộp thư trong Word 2010 bằng cách tạo danh sách chèn mới

Bước 1: Bạn vào trang tin nhắn bưu chính trên thanh công cụ >> Chọn Bắt đầu trộn thư >> Chọn Trình hướng dẫn trộn thư từng bước.

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge xuất hiện.

Đầu tiên, trong Chọn loại tài liệu chọn Thư >> Chọn Tiếp theo: Tài liệu khởi động trong phần Bước 1/6.Tiếp theo, Chọn Sử dụng tài liệu hiện tại trong mục Chọn tài liệu bắt đầu >> Chọn Tiếp theo: Chọn người nhận trong phần Bước 2/6.Chọn Nhập một danh sách mới trong mục Chọn người nhận >> Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn TRONG Bước 3/6.

Bước 3: Cửa sổ Danh sách địa chỉ mới xuất hiện >> Chọn Điều chỉnh cột.

Bước 4: Trong hộp thoại Tùy chỉnh danh sách địa chỉbạn có thể tùy chỉnh dữ liệu như:

Thêm vào: Thêm các lĩnh vực.Xóa bỏ: Xóa các trường hiện có.Đổi tên: Đổi tên các trường hiện có.

Sau khi hoàn thành, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.

Ví dụ:

Lối đi mới: Thêm dòng mới.Xóa mục nhập: Xóa dòng.Tìm thấy: Tìm kiếm.

Sau khi hoàn tất, hãy chọn ĐƯỢC RỒI.

Bước 6: Cửa sổ Lưu danh sách địa chỉ xuất hiện >> Đặt tên cho tệp này rồi chọn Cứu.

Bước 7: Theo khung Người nhận trộn thưbạn có thể thay đổi thông qua các chức năng như:

Loại: Sắp xếp dữ liệu theo một trường nhất định.Lọc: Lọc các danh sách cần thiết trong danh sách dài.Tìm trùng lặp: Tìm và xóa dữ liệu tương tự.Xác nhận địa chỉ: Xác nhận địa chỉ.

Sau đó chọn ĐƯỢC RỒI.

Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.

Bước 9:

Hộp thoại Chèn trường hợp nhất xuất hiện >> Chọn trường cơ sở dữ liệu.Sau đó chọn trường đã thiết kế >> Chọn Thêm vào trong tại các vị trí >> Chọn Tiếp theo: Xem trước thư của bạn.

Bước 10: Sau khi chèn các trường >> Chọn Tiếp theo: Hoàn tất quá trình hợp nhất.

Bước 11:

Trên thanh công cụ, chọn tab tin nhắn bưu chính.Phần Hoàn thành và hợp nhất >> Chọn Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.Cửa sổ Hợp nhất vào tài liệu mới xuất hiện >> Chọn Mọi người >> Chọn ĐƯỢC RỒI.

2. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng file Excel

Bước 1:

Các bạn thực hiện tương tự bước 1 và bước 2 như cách gộp thư trong Word 2010 bằng cách tạo phụ trang mới ở trên. Nhưng trong Bước 3/6 >> Chọn Sử dụng danh sách hiện có >> Chọn trình duyệt.Chọn file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Mở ra.

Bước 2: Chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> Chọn ĐƯỢC RỒI.

Bước 3: Lặp lại từ bước 7 đến bước 11 theo cách tương tự trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo một chèn mới ở trên.

Xin lưu ý: Khi hợp nhất thư với tệp Excel, danh sách trong tệp phải được tạo từ dòng đầu tiên. Không được nhìn thấy các ô bên trên và bên dưới, nếu không bạn sẽ tạo ra các tab trống. Để tránh điều này, bạn phải bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Người nhận trộn thư.

Cách gộp nhiều thư trong Word 2010

Để hợp nhất nhiều thư vào một trang trong Word 2010, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Lập bảng dữ liệu và nội dung file Word cần gộp.

Bước 2: Để nhân nhiều nội dung cùng lúc, copy nội dung trong file Word >> sang thẻ . tin nhắn bưu chính >> Bắt đầu trộn thưđ >> Chọn Nhãns >> Chọn Nhãn mới.

Cửa sổ Chi tiết nhãn xuất hiện, thiết lập các thông số mong muốn và chọn ĐƯỢC RỒI.

Sau đó dán nội dung đã sao chép ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> Chọn Cập nhật nhãn trong bản đồ tin nhắn bưu chính để nhân nhiều thẻ khác có cùng nội dung trên cùng một trang.

Bước 3: Cũng trong bản đồ tin nhắn bưu chínhchọn Chọn người nhận >> Chọn Sử dụng danh sách hiện có >> Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn.

Bước 4: Tại vị trí cần nhập thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, chọn Chèn trường hợp nhất và chọn nội dung tương ứng.

Làm tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn nhãn đầu tiên, nhấn chọn Cập nhật nhãn để nhập thông tin cho các thẻ tiếp theo.

Bước 5: Để kiểm tra kết quả, chọn Xem trước kết quả. Nếu thực hiện đúng các bước trên bạn sẽ thấy mỗi mục của mỗi nhãn sẽ hiển thị thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng lặp.

Xem thêm: Puzzles for kids – Tuyển tập câu đố cho bé mẫu giáo

Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010 mà x-lair.com muốn giới thiệu đến các bạn. Hãy like và share bài viết nếu thấy hữu ích và đừng quên ghé thăm ThuthuatOfice thường xuyên để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.